📮📲 Unified Darpan Android Application 📲📮
(Note No:2 dated 23.08.2023 by #im)
Darpan 2.0 Rollout സംബന്ധിച്ച് അടിയന്തിരമായി ചെയ്ത് തീർക്കേണ്ട ചില കാര്യങ്ങൾ ചുവടെ ചേർക്കുന്നു. Balance Difference resolve ചെയ്യാൻ ഈ രീതികൾ നിങ്ങളെ സഹായിച്ചേക്കാം...
👉🏽 Cash Balance & Inventory Balance.
Rollout 2.0 നടക്കണമെങ്കിൽ 3 Types of Balance; ie
1. Physical Cash Balance
2. Wallet Balance(RICT Device Balance) &
3. CSI Balance(SAP DTR Balance) tally ആവേണ്ടതാണ്.
👉🏽 അതുപോലെ Inventory Balance(Stamp Balance) tally ആവണം.
👉🏽 Transit ആയിട്ട് CASH & Inventory ഉണ്ടാവാൻ പാടില്ല.
🚨 How to check these items..⁉️👇🏽
👉🏽 1. Cash Balance:-💵
Cash Transit Pending check ചെയ്യുവാൻ SAP-ൽ FAGLL03 യിൽ 4867100000 എന്ന GL Code കൊടുത്ത് Custom Selections Area യിൽ BO യുടെ Profit Centre കൊടുത്ത് Date Range select ചെയ്യുക. ഇവിടെ Balance വ്യത്യാസം ഉള്ള BO കളുടെ CSI Rollout 1.0 തുടങ്ങിയ Date കൊടുക്കുന്നതാവും നല്ലത്(eg: 01.07.2018).
ഈ Listil 🛑 Colour Entries കാണുന്നുവെങ്കിൽ Transit Entry Adjust ആവാൻ pending ഉണ്ട്. 🟩 Colour Entries ആണ് എല്ലാമെങ്കിൽ Transit Figure എല്ലാം തന്നെ Adjusted ആണ്. Amount in Local Currency "0" Zero 0️⃣ ആയിരിക്കുന്നതായും കാണാം.
Sub Office ലും Branch Office ലും proper ആയിട്ട് Account ചെയ്തിട്ടും Transit Account Difference കാണുന്നുവെങ്കിൽ F-03 ഉപയോഗിച്ച് Transit Entry clear ചെയ്യാവുന്നതാണ്. ഏതെങ്കിലും Entry Unadjusted ആയിട്ട് കിടപ്പുണ്ടെങ്കിൽ എത്രയും വേഗം SA/DO യിൽ contact ചെയ്ത് നിർദ്ദേശങ്ങൾ സ്വീകരിച്ച് Balance Difference issue solve ചെയ്യുക.
ഇവിടെ വ്യത്യാസം കാണുന്നവർ Date വെച്ച് Sub Office ലെ TCB & Manual Account check ചെയ്ത് ഉറപ്പാക്കുക.
വ്യത്യാസം എത്രയും വേഗം പരിഹരിച്ച് Balance Tally ആക്കുക. BPM & SPM ആണ് ഈ process ചെയ്യേണ്ടത്.
👉🏽 2.VP Clearing Account Checking:-
VPMO Book ചെയ്ത് Receipt print കിട്ടിയ case ൽ Wallet Balance കൂടുകയും എന്നാൽ SAP DTR ൽ reflect ആവാത്ത സാഹചര്യം ഉണ്ടാവാറുണ്ട്. അങ്ങനെയുള്ളപ്പോൾ SAP ൽ ZREV select ചെയ്ത് BO Facility ID & Date of Booking കൊടുത്ത് eMO number SAPil reflect ആയിട്ടുണ്ടോന്ന് confirm ചെയ്യുക.
ഈ തുക അതിന് ശേഷം FAGLL03 യിൽ VP Clearing Account GL Code- 4200030002 കൊടുത്ത് BO profit centre & Date range കൊടുത്ത് check ചെയ്യുക. അവിടെ 40 & 50 യിൽ 2 entries കാണേണ്ടതാണ്. മാത്രമല്ല ഈ GL code ൽ Balance എപ്പോഴും ZERO ആയാൽ മാത്രമാണ് VP Articles Proper ആയിട്ട് disposal ആയി എന്ന് ഉറപ്പിക്കാൻ സാധിക്കുകയുള്ളൂ. വ്യത്യാസം കണ്ടെത്തിയെങ്കിൽ F-02 ൽ ആ തുക Voucher Posting നടത്തി Tally ആക്കുകയും Error entry ഇടുകയും ചെയ്യുക.
DTR-ൽ VPMO Value+Commission & Value Payable Post Clearing Account ലും Receipt side ലും Value Payable Post Clearing Account(Emo value+commission) Payment side ലും reflect ആയെങ്കിൽ മാത്രമാണ് BO യുടെ Balance correct ആവുകയുള്ളൂ. ഏതെങ്കിലും side ൽ Value Payable Post Clearing Account ൽ entry ഇല്ലെങ്കിൽ 4200030002 ൽ F-02 ഉപയോഗിച്ച് Voucher Posting ചെയ്ത് Remark ൽ Article Number & VPMO Number enter ചെയ്ത് Error entry ഇടേണ്ടതാണ്. EMO GL Head ൽ voucher Posting ചെയ്യാൻ DO യിൽ നിന്നും നിർബന്ധമായും sanction വാങ്ങേണ്ടതാണ്.
👉🏽 3.Regd/Speed Post booking figure:-
ചിലപ്പോൾ Regd Book ചെയ്ത Rs.22/- or Speed Post book ചെയ്ത Rs.41/- Wallet Balance ൽ reflect ആവുകയും SAP DTR ൽ reflect ആവാതെ വരുകയും ചെയ്യാറുണ്ട്. ZREV check ചെയ്ത് ആ തുക concerned GL Code ൽ F-02 വെച്ച് Voucher Posting നടത്തി Tally ആക്കി Error entry ഇടേണ്ടതാണ്.
GL Codes:-
PRC RL-1101010100
PRC Speedpost Document-1101020100
PRC Speed post parcel -1101290100
CGST courier-8866102460
SGST courier-8866102480
👉🏽 4.COD Amount Difference:-
COD Articles Device വഴി Deliver ചെയ്യുകയും wallet/ BODA യിൽ reflect ആയ cases SAP DTR ൽ reflect ആവാതെ വരാറുണ്ട്. ആ case FAGLL03 യിൽ concerned COD GL code കൊടുത്ത് check ചെയ്യുക.
GL Codes:-
SPCOD-8844601250
BPCOD-8844601470
EPCOD-8844601390
Period close ആവാത്ത cases Service Desk Portalil Account Office/Sub Office Ticket raise ചെയ്ത് resolve ചെയ്യേണ്ടതാണ്. പഴയ complaint cases DO യുടെ നിർദ്ദേശം അനുസരിച്ച് മാത്രം Adjust ചെയ്യുക.
കാരണം proper way ൽ resolve ചെയ്തില്ലെങ്കിൽ COD amount sender ടെ account ൽ ലഭിക്കുകയില്ല. ഇക്കാര്യം പ്രത്യേകം ശ്രദ്ധിക്കുക.
COD Article Number DPMS ൽ search ചെയ്ത് Delivered status updated ആണെങ്കിൽ FAGLL03 യിൽ COD GL code വച്ച് Document Number കണ്ടുപിടിക്കുക. Biller I'd അറിയാമെങ്കിൽ ഈ Document Number ZFI_EPAY കൊടുത്ത് Payment status confirm ചെയ്യാവുന്നതാണ്.
ZARTDATA യിലും COD Article status അറിയാവുന്നതാണ്.
Darpan Management Portal ൽ Division നിൽ നിന്നും കൊടുക്കുന്ന Balance SAP Balance ആയിട്ട് matched ആണെങ്കിൽ മാത്രമാണ് Rollout സാധ്യമാവുകയുള്ളൂ. Balance വ്യത്യാസത്തിൽ Rollout ആവണമെങ്കിൽ Divisional Head certificate നൽകണം. Rollout ആകുവാൻ T-2 Date ലെ (2 days before Rollout) Cash Balance DO യിൽ നിന്നും Direct ചെയ്തത് or DO യുടെ അനുമതി ലഭിച്ച Cash Balance share ചെയ്യുക. Cash Balance ZERO ആക്കേണ്ടതില്ല.
👉🏽 5. Inventory Balance:-
Inventory/Stamp Balance കാണുവാൻ SAP-ൽ MB52 വിലെ List check ചെയ്യുക. അവിടെ Transit & Transfer Column check ചെയ്യുക.
അവിടെ - (minus) figure കാണുന്നുവെങ്കിൽ ആ Stamps ഉൾപ്പെട്ട Bag Data BO യിൽ Open ചെയ്തിട്ടുണ്ടാവില്ല.
ഇത് confirm ചെയ്യാൻ MB51 ൽ - minus Figure കാണുന്ന Material Name കൊടുത്ത് list check ചെയ്യുക.
അതിൽ 🟢 colour കാണുന്ന Movement Type 313 Entry യും 315 Entry യും അടുത്തടുത്ത or Same Date ൽ കാണാം. ഇങ്ങനെ Movement Type 313 to 315 കാണുന്ന Document Numbers proper ആയി Acknowledge ആയ Inventory ആണ്.
Movement Type 313 Document Number മാത്രമാണ് കാണുന്ന ങ്കിൽ ആ Document Number note ചെയ്ത് MIGO യിൽ PLACE IN STORAGE select ചെയ്ത് Stamp Acknowledge ചെയ്താൽ മാത്രമേ Inventory Transit / Transfer entry clear ആവുകയുള്ളു.
അതിന് ശേഷം MIGO യിൽ തന്നെ BO യിലെ Inventory എല്ലാം തന്നെ REMOVE FROM STORAGE കൊടുത്ത് Sub Office ലേക്ക് തിരിച്ചെടുക്കേണ്ടതാണ്.
Inventory/Stamp BO യിൽ ഇല്ലെങ്കിൽ തത്തുല്യമായ Cash Sub Office ൽ കൊടുത്ത് Stamp Sale കാണിച്ച് Inventory Balance clear ചെയ്യേണ്ടതാണ്.
ഇതിന്റെ ഉത്തരവാദിത്വം BPM ൽ നിക്ഷിപ്ത്മാണ്. SO യുടെ mistake ആണെങ്കിൽ SPM Resolve ചെയ്ത് കൊടുക്കേണ്ടതാണ്. എന്ത് Adjustment നടത്തിയാലും proper error entry ഇട്ടതിന് ശേഷം മാത്രം ചെയ്യുവാൻ ശ്രദ്ധിക്കുക.
👉🏽 6. Accountable Articles & eMOs:-
RICT Device ലും SAP DPMS ലും pending കിടക്കുന്ന എല്ലാ Registered Post, Speed Post, VPL/VPP, Parcel, COD & eMO എല്ലാം തന്നെ Sub Officelek Transfer / Divert to Beat ചെയ്യേണ്ടതാണ്.
എന്നിട്ട് Rollout നടന്നതിന് ശേഷം ഇവയെല്ലാം വീണ്ടും BO യിലേക്ക് ചേർത്ത് കൊടുക്കണം.
വളരെ ശ്രദ്ധയോടെ മാത്രമേ ഇക്കാര്യം ചെയ്യാവുള്ളൂ.
Articles എല്ലാം തന്നെ Proper Disposal നടന്നുവെന്ന് BPM & SPM ഉറപ്പാക്കുക. പിന്നീട് പരാതികൾ വരുവാനുള്ള സാഹചര്യം ഒഴിവാക്കുക.
👉🏽 7. Updation of BPM's Aadhaar Biometric & Mobile Number:-
പുതിയ Darpan Android Application പൂർണ്ണമായും ആധാറിൽ കേന്ദ്രീകൃതമാണ്. 3 വിധമുള്ള Login രീതികളാണ് ഇതിൽ സംവിധാനിച്ചിട്ടുള്ളത്.
1. Aadhaar Biometric
2. Aadhaar OTP
3. User ID & Password.
ആയതിനാൽ എത്രയും വേഗം BPM's & working substitutes Aadhaar Biometric & Mobile Number update ചെയ്യുക. Aadhaar OTP Login method ൽ Aadhaar Linked mobile number ലേക്കാണ് OTP പോവുക. Aadhaar Biometric data updated ആണെങ്കിൽ മാത്രമാണ് ആദ്യത്തെ method working ആവുകയുള്ളൂ.
👉🏽 8.Darpan 2.0 വിൽ supply ചെയ്യാൻ സാധ്യതയുള്ള BO Device Details:-
1. Samsung A14 5G mobile phone📱
2. TVS Bluetooth Thermal Printer 🖨️
3. Mantra Biometric Scanner
👉🏽 9.Android Device Rollout ആയതിന് ശേഷം പഴയ Device തിരികെ ഏൽപ്പിക്കുമ്പോൾ Box ൽ കാണേണ്ട components:-
1. MCD device
2. Two batteries
3. Cradle
4. Charger
5. Stylus
6. Kaifa pin pad
7. Barcode scanner
8. Pendrive (4 GB)
9. Box
(Solar panel & UPS തിരികെ എടുക്കാൻ സാധ്യതയില്ല. പുതിയ Device charge ചെയ്യാൻ DC to AC converter supply ചെയ്യാൻ സാധ്യതയുണ്ട്.)
👉🏽 10 Responsibility Matrix fixed by Directorate on Rollout Process:-
DH
SDH
AO
BO
Disclaimer:-
This message is drafted for study purposes only.
Not to be considered as final information.
Refer to concerned orders or SOP for final clarification.
Contact DO/RO/CO for authentic information.
I don't have any responsibility for the matter typed here.
This matter is prepared with the help & consulting of other SAs.
Message Drafted By:-
Muhammed Hashim
System Administrator
Changanassery Division
Kochi Region
Kerala Circle
09495370298
0 Comments